教务老师每天的工作看起来琐碎：开收据、记签到、填表格。但懂行的校长都知道，机构的学费安全、到课率、续班预警，全部藏在这些琐碎动作里。收据开错一个日期，退费时就是一笔糊涂账；签到本上一条横线，可能就是下一个流失学员。

下面这份A机构教务常规工作规范，把收费、签到、表格三件事管到了每个细节，值得每个教务主管对照一遍。

一、开收据：每个字段都是财务安全线

学费收据用学校专用收据，黑色水性笔填写，关键字段一个都不能马虎：

• 收款日期：收费当日；
• 付款单位：学员姓名，必须核对无误；
• 所在班级：星期+时间+任课教师，三者写全；
• 收费金额：大写数字规范填写，小写金额前加”￥”；
• 交费起始日期：这一条最容易被忽视——填上次课时结束日期或第一次正式上课时间，而不是交钱当天。课时从哪天起算，将来退费、补课全以此为准；
• 课节数：所交金额折算成课节数（如24节半年、48节全年）；
• 出纳、交款人：开票人签名，家长签字确认。

还有一个硬规定：第一次交费的学员，必须登记电话号码。没有联系方式，后面所有回访、续费都无从谈起。

书费、集训、写生、考级、托管、特色课等费用用普通三联据，但要按项目写清关键信息：书费写明书名和数量；集训写明天数；写生写明地点并登记学员身份证号；考级要填报考科目、级别、性别、民族、出生年月。这些信息后续要对账、要报材料，图省事就是给自己埋雷。

收据开完不等于结束，还要同步三件事：在班级签到本上补登学员信息；按交费日期填日收费表（记录教师、班级、起始日期、活动打折情况、实交金额）；按季度填年收费表，让全年现金流有账可查。

收费本身则要统一标准、全员一致。A机构的做法是按科目分档定价，例如常规美术课、素描75元/节，书法50元/节，高阶班型、资深教师班上浮到70元到120元/节——价格分层对应教学价值分层，前台报价才有底气。

二、签到本：一本账册七种记号，全是管理信号

A机构的班级命名很有讲究：大师名+级别，比如”徐悲鸿高级一班”。家长一听就有课程体系感，教务查班也直观。

签到本的日常填写规则如下：

1. 上课日期：只写一次月份，后续同月的课只写日，如1/5、8、15、22；
2. 签到：上课学员打”√”，未上课的空着——空格本身就是缺课预警；
3. 补课：把补课日期直接填在缺课的空格里；跨月补课的在补课当月签到本下方”+1″，人数计入补课月份，保证各月统计不失真；
4. 转班：用红色笔在原班备注栏写”转入班级+任课教师”，在转入班备注栏写”原班+任课教师转出”，双向登记，课时交接有据可查；
5. 新生：红色笔在第一次签到”√”下方写”1″，备注栏填交费起始日期；试听的学员在试听日期格写”试”，试听转化情况一目了然；
6. 掉队：退费学员在签到格划横线，备注退费时间。

红笔和黑笔分开用，是这套方法的精髓：翻开任何一本签到本，黑色是常规流水，红色全是关键事件——新生、转班、退费，校长抽查时一眼就能看到班级的异动情况。

三、小金币激励：把到课率做成一场游戏

这是这份规范里最出彩的设计。机构发给学员”小金币”作为积分奖励，规则明确：

• 每次上课按每人2枚1分金币发放；
• 连续上课4节，发5分金币；连续上课24节，发20分金币——连续二字是关键，孩子为了不断链，会主动催家长别请假；
• 节假日不缺席的学员有额外奖励；
• 参加写生活动、参加考级并通过、参加出书活动并有作品入选的，均有奖励。

一套小金币，同时撬动了到课率、活动报名率和考级参与率。你的机构不一定用金币，但把”连续到课”设为最高权重奖励这一条，直接抄不亏。

四、掉队管理与三张明细表：每月3日前见真章

什么算掉队？A机构划了三条线，条条量化：

• 课时已到期，连续四节课未来上课；
• 还有课时，但连续12节课未来上课；
• 有课时但申请退费的学员。

三条线意味着三类不同性质的问题：到期不续是续费动作没跟上，有课不来是教学或服务出了问题，主动退费是矛盾已经爆发。掉队管理的前置，就是签到本上那些空格和横线。

围绕掉队，教务每月须完成三张明细表，每月3日前必须填写完毕：

1. 掉队明细表：序号、姓名、班级、掉队原因、掉队时间，逐人登记；
2. 新生明细表：从未在本机构学过的算新生；以前学过、掉队超过一年再回来交费的，也按新生统计——既避免老学员重复计数，又能看清”回流”体量；
3. 优惠学员明细表：序号、学员姓名、班级、优惠原因、家长姓名、折扣，把每一笔让利都记在明处，防止折扣权限失控。

三张表一式两份，电子版上报、纸质版留档，月初三天内校长手里就有上月的完整经营底数。

写在最后

签到本上的每一个记号、收据上的每一个日期，平时看着是琐事，出事的时候全是证据。教务工作的精细化程度，决定了机构数据资产的成色。

当然，靠纸质签到本和手工三张表管校区，终有上限：补课跨月要手工”+1″，转班要两头登记，每月3日前赶表靠加班。学邦教务教学管理系统支持多渠道考勤、课消自动统计、转班补课调课全流程线上化，掉队学员、课时到期、试听未转化自动筛出，三张明细表不用再手工赶。

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