不少校长对教务的想象还停留在”排课、点名、收学费”三件事。但去观察那些续班率高、口碑稳定的机构，会发现它们的教务管理贯穿了从课程设置到结课归档的全程——开课第一天做的事，往往决定结班那天的续班率。

某外语培训机构（下称A机构）的教务制度，把这段流程拆成了6个节点，每个节点都有明确动作和时限。照着捋一遍，你大概能发现自己校区在哪一步是空的。

节点一：课程设置——课表不是拍脑袋定的

A机构的要求：教务每天到前台了解咨询情况，记录客户对课程的需求；每月27日前定好下月开课计划送前台，方便前台及时通知咨询中的学员；开新课前，先查上阶段课程表，落实衔接课程的结课时间，保证续班不断档。

为什么是”每天去前台”？因为前台咨询是需求的第一手信号，等月度汇总时，热点可能已经过去了。

翻车点：新课开了、老课结了，中间衔接没对齐，学员流失在最容易续费的窗口期。

节点二：教学班建档——一个班一份完整档案

每个教学班建立《教学班管理档案》，内容包括：授课教师、开结课时间、学员通讯录、集体合影、毕业留言薄、教学总结、开课认可表、考勤表、学员调查结果、作业和教案抽查结果、成绩表、学员保持率表、续班情况统计表。

班级档案的价值在结班之后才显现：哪个老师带的班保持率高、哪类课程续班好，翻档案就有答案，不用靠印象吵架。

节点三：开课引导——第一堂课的印象分

教师端：兼职教师提前一天到校，教务带他熟悉签到打卡、领考勤表的流程，确认教室设备可用，最后请教师在《开课认可表》上签字。

学员端：开课前两天通知到人；开课前半小时派专人在教室迎接；第一堂课前十分钟，教务人员当面欢迎学员、介绍机构和任课教师、宣读学员须知。

多数机构的翻车点就在这里：学员第一天到校，没人管、没人迎、找不到教室。第一印象垮了，后面要用十节课补回来。

节点四：授课管理——抽查是常态

这是全流程里动作最密集的一段，A机构的要求：

• 每班至少3次作业抽查、不少于3次教案抽查，结果计入教师考评；
• 每月25日组织学员填写《学员调查表》，教务还要经常进班沟通、随机电话回访；
• 每班进行中统计学员保持率，填写《学员保持率表》；
• 教务每月3日前核报教师工资表，请假和考勤违规的处理结果存入教师档案；
• 教室设备每周检查一次。

管理教师不靠听汇报，靠抽查数据和学员反馈。抽查频次写死”至少三次”，就是不给”偶尔查一次意思一下”留空间。

突发事件也写进了制度：教师缺课，必须安排同等水平的教师代课并告知课程进度，上课前派人向学员说明情况，代课记录存入班级档案；教室除了招生超员、设备故障、紧急情况三种，不允许调换——稳定压倒一切。

节点五：考试与投诉——一个立规矩，一个救口碑

考试：期中期末各组织一次，每门课程至少储备4套试卷，考前随机抽取、专人监考。考试成绩既作为教师考评依据，也作为学员续班奖励的依据——考试前两名的续班学员，按规定享受优惠。

投诉：接到投诉一个工作日内先向主管领导汇报、确定调查方案；调查走四条途径——问老师、问投诉学员、问该班其他学员、现场听课；调查结果写成书面报告，处理结果存档，最后向投诉者反馈。

处理原则就三句话：安抚投诉者、缜密调查、客观公正。

节点六：结课——续班的最后一公里

结课段的每个动作都有时限：

• 结课前3课，提醒任课教师填写《续班情况统计表》，把续班动员做在结班前；
• 结束前5课时，组织学员填毕业留言薄，存入班级档案；
• 最后一课的最后十分钟，派专人肯定学员的学习成果、欢迎继续报读；
• 结班一周内写完教学总结，连同全套档案归档。

注意”最后十分钟”这个细节：专人出面送别、当面邀请续读，比在家长群里发一百条通知都有效。

别忽视学员福利的设计

这套制度里还有几条很”值钱”的激励机制：

• 新班开课4周内跟不上进度的，每班可有10%的学员免费重读下月新班——给落后者退路，减少退费；
• 每期平均考试成绩第一名，报下期优惠200元，第二名优惠100元——用小钱刺激学习投入；
• 参加雅思考试成绩突出的学员直接发奖金：全科7.5分以上奖1000元，6.5分以上奖300元，单科7分以上奖200元——高分学员就是最好的招生广告。

福利不是成本，是绑定续班和口碑的杠杆。

写在最后

教务管理的本质，是把”办学质量”拆成一个个可检查、可存档、可追责的动作。流程落到纸面上，谁来执行都不走样——流程化的教务，才是培训机构的护城河。

不过节点一多，时限就密：27日交课表、3日报工资、25日做调查、结课前3课提醒续班……靠人脑和Excel，总有漏网的时候。学邦教务教学管理系统（BOSS校长）能把这些节点变成系统动作：排课考勤自动记录、学员档案一站归集、续费到期自动预警，让每个节点有人盯、有据可查。

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