教务到底该管什么？

问十个校长，八个答不全。结果就是教务自己也糊涂：今天忙前台、明天忙排课、后天帮着收款，忙成救火队，该做的事反而漏了——新生信息没录、退费流程走岔、月底报表对不上账。

一份写得清楚的岗位细则，就是校区日常运转的说明书。下面这份某机构的教务岗位细则，把教务的活儿划成了几大块，每块都有硬标准，照着搭一遍，教务的职责边界立刻清晰。

一、前台服务：三声必接，话术到位

前台是家长对机构的第一印象，细则是这么定的：

• 电话振铃三声必须接听，口齿清晰、声音温和，常用”您好、请问、对不起、请稍等”等文明用语；电话机旁常备纸笔，客户的姓名、电话、时间、事由当场记下，及时转给相关同事
• 来访接待起身微笑：有预约的先电话确认、做好登记、指引到部门；没预约的，先向内确认对方是否方便接待，不方便就委婉送客——”您找的人现在不在座位上，需要转告您的讯息吗？”
• 需要来访者稍等时，礼貌倒水、安排就座，不能冷落人

仪容仪表同样有标准：衣着得体干净、不佩戴过多配饰、不穿超短裤裙和拖鞋、指甲修剪整齐、不在前台吃东西。这些看着琐碎，但家长判断一家机构专不专业，就是从这些细节开始的。

二、学生管理：新生建档、发票、退费，三条红线

1. 新生建档要当天完成。 新生报名后及时填写学员信息表，全款学员当天录入系统，数据必须准确。报名后第一时间提醒家长相关注意事项（比如课程需要自备的物品、发票开具规则），别等出了纠纷再解释。

2. 发票有规矩。 一律是正式上课之后才可以申请开票；每月统一开一次；开票之后如涉及退费，需扣除税点6%。这些规则必须在家长办理报名手续时就告知到位。

3. 退费是三级挽单流程，不是一句”好的我给您办”。 正确的顺序是：

1. 家长一旦有退费意向，先和任课老师、服务老师沟通具体情况
2. 由主管及时做挽单工作
3. 特殊情况由校长做再次挽单
4. 确定要退的，认真填写退费申请表完整信息，收回收据及合同原件，给家长复印一份并写上办理人电话
5. 提醒家长自办理日起30个工作日内注意查收退费款

退费金额也有明确规则：未上课且未领教具的学员可全额退款；未上课但已领教具的，扣除教具教材费；已上课的学员一律扣除教具教材费。规则写在纸面上，执行才没有扯皮。

三、财务管理：现金当天入账，两遍验钞

教务经手钱，细则里的几条都是防坑的：

• 现金收款必须过两遍验钞机，防止假钞
• 定金现金，等学员补齐学费后当天存入财务指定账户；全款现金当天存入，并告知财务金额、学员和校区名字
• 刷卡需保留好小票及收据，整理好于次周交给财务
• 备用金每笔开支和收入都要记录，以控制校区成本为前提
• 周报、月报的业绩数字必须和系统里的金额一致——对不上，当月就要查清

四、考勤与日常：每天提前半小时，下班前留记录

• 每天上班提前半小时到；不迟到、不早退、不旷工，不准请”霸王假”、不准”先斩后奏”
• 上班时间不玩手机、不做与工作无关的事
• 早上到岗先检查校区卫生、整理前台和教务文件、查看库房
• 每天下班前对未完成的工作做好记录，第二天接着办，不靠脑子记
• 每周日对本周工作做一次总结
• 重要事项一律以邮件形式体现，养成每天查看邮箱的习惯——口头交代的事，追责时谁都说不清

五、系统录入：当天录、只录全款、编码统一

这是整份细则里最”信息化”的部分，也是最容易被忽视的部分：

• 当天录入：每场宣讲、每次报名结束后，学员信息必须当天录入系统
• 只录全款学员，特殊情况（如售出整套教具）也要录入
• 缴费录入时切记不要点错收款状态，一旦录成定金，后续续费缴费会出问题
• 班级编码统一化：校区代码＋年份＋月份＋课程类别代号＋序号，全校区一个规则
• 学员状态统一化：退费及毕业未续费的学员设为禁用，在读和已交全款未上课的设为在读；班级也分”进行中”和”已结业”
• 收费标准统一化：每类课程的价格、课时数、教具教材费在系统里统一建立，比如某机构的积木课程统一为6000元64课时（含教具教材费），各校区不允许各自定价

库存管理同理：教具教材的名称、编码、成本价、销售价全部统一录入，入库、出库、预定、修改各走各的流程。

写在最后

教务岗位的价值不在”什么都能干”，而在每件事都有标准。把细则写细，才是精细化管理在校区落地的样子。

这份细则里大量环节都强调”当天录入””状态统一””报表与系统一致”——靠人工盯，总有疏漏。学邦教务教学管理系统（BOSS校长）支持学员档案一键录入、班级编码和收费标准统一管理、课消数据实时汇总，教务按流程操作，系统自动保证数据不乱。

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