教务是校区里事情最杂的岗位：收钱、排班、考勤、退费、物资、安全，样样都管。管得好，她是校区的中台；管不好，她就是校区最大的漏洞——钱收错了没人发现、班开亏了没人算账、学员流失了没人预警。

一份28页的教务管理手册，把这些事全部写到了操作级：几遍验钞、几人开班、几次未到课要预警、绩效怎么算，全部有硬规矩。我们把它浓缩成8条，每条都值得贴在前台。

1. 收钱：现金过两遍验钞机，小票订在收据上

学费收取的标准流程：家长先填课程服务卡，确认刷卡还是现金，收费后开收据。关键动作在细节里：

• 现金当面过至少两遍验钞机，清点金额、识别假钞；
• 刷卡的让家长在小票上签字，教务注明学员和校区，小票保留；
• 收据写清日期、学员姓名、金额、付款方式，第二联连同小票交给家长；
• 每天结束结算并打印明细，小票凭单订在收据左上角，每周日将收款明细表连同按编号排列的收据交给财务；作废收据需收回注明作废，装订在原位置一并上交；
• 所有手写内容统一用签字笔，防止时间长了字迹消退。

手册还有一条责任划分：对账之前现金或小票丢失，由教务负责；对账之后丢失，由财务负责。先把责任边界划清楚，出了事才不会互相扯皮。

2. 排班：6人开班、8人满班，谁也不能例外

• 排班严格按年龄段划分班型，不混龄排班；
• 6人开班、8人满班，人数不到不得开班，特殊情况须校长批准；
• 每周四前统计下周要开的班级并制表，通知学员上课，填写授课通知单请任课教师签字确认；
• 家长选不到合适班级时可以考虑开新班，但要评估教师和教室是否闲置、该时段是否容易招生。

已开课学员调班，只认两个原则：同进度、同班型。进度不同的班硬塞进去，家长满意了，教学效果垮了。

3. 预热课：可以送，但要送得极其克制

预热课是学员报名后因校方原因不能及时开课，为安抚家长而赠送的课时，不计课耗。手册对它的限制非常严格：

• 报名后2~3周内未开课才送，不是报名就送；
• 两周一次，每位学员原则上不超过4次；
• 同一学员每次赠送的内容不重复；
• 预热班保持3~8人，学员年龄差控制在2岁以内；
• 是否送、送什么，由教务、教师、销售三方讨论决定。

送课的逻辑是安抚，不是补偿。无节制地送，家长等得起，机构的课时成本先垮掉。预热课上教务还要多与家长沟通——人已经坐在校区里了，正是推转介绍的好时机。

4. 考勤：连续两次未到课，就是退费预警

• 每节课对学员签到，考勤表包含姓名、班型、任课老师、总课次、已上课次、联系方式；
• 每周日下班前与任课老师核对考勤，检查课时消耗是否一致；
• 学员连续两次未上课，先问任课老师是否知道原因，老师不清楚就直接联系家长——手册里写明，这一步是”以防退费”；
• 整班或全校停课，教务打印停课通知，任课老师统一通知家长，通知不到位的由任课老师负责。

5. 转介绍：赠课卡必须”课耗之后”再发

转介绍的流程：老学员家长将被介绍学员信息报给教务登记，约定试听，试听报名后做好记录，新学员开课后给老学员发放赠课卡，老学员续班时凭卡获得免费4次课。

规矩比流程更重要：

• 试听前必须报备校长，被介绍人信息先登记；
• 只有教务老师有转介绍赠课的权利；
• 赠课卡需在新学员产生课耗后发放，不得提前发；仅限本人使用、转让无效；仅限续班时使用。

这条设计防的是”卡发了、人退了”：把老学员的奖励绑定新学员的真实留存，转介绍才不是一锤子买卖。

6. 退费：三级挽单，公式算清

手册总结了退费六大原因：冲动消费、等课时间太长、孩子不感兴趣了、出国或移民、与其他课程时间冲突、服务不到位。

处理退费意向，走三级挽单：已上课学员由任课教师先挽单，未果由教务二次挽单，再未果由校区校长出面；确定退费的，通知家长到校区填写退费申请单和协议终止说明，收回收据和合同，申请单原件留校区、复印件交财务。

退费标准两条：未上正课且未领取教具教材的，全额退款；已上课的按公式计算——所退费用 = 原价 -〔（成交价 – 教具费 – 教材费）÷ 总课时 × 已上课时 + 教具费 + 教材费〕。公式先写进制度，谈退费时才有依据，不至于被情绪牵着走。

7. 薪资：绩效和续班率硬挂钩

月工资 = 基本工资 + 岗位津贴 + 绩效工资。教务专员的岗位津贴试用期500元、转正后1000元，教务主管1000元、1500元。

真正狠的是绩效规则，按续班率分三档：

教务名义上是服务岗，薪资结构却把她绑在续班结果上。服务做得好不好，不看汇报看数据。

8. 晋升：用数字卡门槛

普通教务升校区教务主管，条件是：入职满一年以上、校区学员人数达400人以上、校区教务配置2人以上、具备统筹规划和应急处理能力。

校区主管升区域主管，条件更细：入职满两年以上、熟悉区域学员情况和相关政策法规、专业与文化考评80分以上、对校区校长、教师、销售三方的问卷调查均达80分以上、具备管理多家校区的能力。

晋升不看工龄看规模和口碑，一份360度问卷把”人缘好不好”也变成了硬指标——教务本来就是靠协作吃饭的岗位。

写在最后

教务管理的本质，是把”凭责任心”变成”凭规矩”。这8条硬规矩撑起来的，正是教培机构最需要的精细化管理护城河。但规矩越细，靠人工执行的成本就越高：课耗靠手工核对、续班率月底才算、退费预警全凭老师上心。学邦教务教学管理系统（BOSS校长）把这些规矩直接内置：多渠道考勤自动核销课消、续班数据实时汇总、退费到期自动预警，让手册里的每一条都能落到系统里执行。

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