教务是校区的中枢神经：招生接得住、排班排得开、续班盯得上、家长哄得好。但很多机构的教务培训是”师傅带徒弟”式的口口相传，新人上手慢、标准不统一、换人就断层。

一份完整的教务内部培训手册，会把岗位职责、工作细则、时间节点全部写死。下面把这份手册的精华浓缩成7条，每一条都是可以直接搬进校区执行的硬货。

一、教务的职责边界，先写进岗位说明书

教务到底管什么？手册给出的答案覆盖12条，核心是这几块：

• 学员考勤与纪律管理，家长接待、问题处理；
• 班级档案与学员名册：每周汇报学员增减变化及问题学生，每月与总部教务和财务核对信息；
• 入学学员的前期沟通和约谈，建立家长信任；
• 协助补课：插班学员和不达标学员的补课要保障效果过关，严禁随意敷衍；
• 续班名单统计，协同教师、主管、校长完成续班服务和约谈收费；
• 招生期间的排班合班，以及教师课时、工作人员考勤的统计核对。

职责不清，就谈不上考核；考核不清，教务就只是个”打杂的”。

二、开班前，备齐”班级档案一套五件”

每次开班，教务要备齐一套完整的班级档案：学员名册、报名表、班级课程规划（教学大纲）、点名表、签到表。

同时准备好开班用品：手提袋、作业本、家校联络册、教材及其它配套物品。开班后再报名的学员，由教务协调推广和教师之间的资料交接与信息传递。

一个班级从第一天起就有完整档案，后面的核对、续班、服务才有的放矢。

三、续班四部曲，每一步都有时间节点

这是整份手册里最值钱的部分。续班不是到期才谈，而是一套提前量十足的流程：

第一步：统计续班名单表。 每月核对各班级实际人员和名册人员，提前两个月提交2个月内到期的学员名单。

第二步：落实续班计划。 会同老师根据名单表制定1对1续班方案——问题学员先处理问题，常规学员做提前心理铺垫。方案交主管签字后由教务汇同老师具体落实。

第三步：提前2周举办效果汇报家长会。 内容包括：前期学员情况分析、效果汇演展示、后期课程方案讲解、动员、优惠活动。

第四步：收费及追访。 完成收款，对未及时续班的学员逐一追访。

注意时间链条：提前2个月出名单、提前2周开家长会——两个提前量，就是续班率的生命线。

四、新生入学第一天，就算出课时到期时间

手册里有一个容易被忽略的细节动作：新生入学时，立即推算出其课时大概结束时间并记录在册（纸质、电子档同时备注）。

推算方式：以学员首次上课的时间延后12个月，每月按12节标准课时计算。每月统计三个月内应续班学员名单，推算对应的应收学费，并按名单完成收款约谈——收款约谈必须由教务专员和校区主管完成，不能甩给新人。

教务的所有月度动作，都是围绕这条”课时到期时间轴”展开的。

五、潜在客户ABCD四级追访法

教务不只服务在校生，还要盘活潜在客户。手册给出的分级追访打法：

潜在客户的来源也有讲究：市场团队留下的资料、从在校学员和家长服务中收集、通过免费体验活动收集，以及——如果可行——通过与在校学员的学校老师建立联系争取介绍。分层追访，把精力花在产出最高的客户身上。

六、服务动作量化到每周，表格提交卡死时间点

没有量化，就没有执行。手册把服务动作直接定成了数字：

• 每周至少完成20个学员的教学满意度抽访，由教务统筹安排，助理和储备人员协同完成；
• 每人每周至少当面或电话服务8个家长，并填写表格；
• 每周五与带班老师确认学生学习情况，督促老师在服务表中给出学习建议。

表格的提交时间同样卡死：抽访表周五中午交、约访表周五下午交、家长服务记录表周日下午交、当月续班数据每月最后一周周五前交、次月应续班名单在每月最后一周课程完毕后顺延三个工作日内发送给主管和校长。

教务的工作质量，就藏在这些死时间点里。

七、部门衔接：不合格的报名表，可以拒收

教务与招生部的交接最容易扯皮，手册的解法很硬气：

与招生部指定专人交接报名表，确认信息完整无误——遇到信息模糊、表达不清的报名表，可以拒收；同一批次错误较多的，整批退回，要求核对准确无误后再交接。同时区分全款和定金学员，分别录入对应表格；招生部借用的校区物品（书包、教材、光碟等）要以清单形式记录并要求签字确认、按时归还。

规则前置，事后就不需要人盯人吵架。

写在最后

这份手册的精髓，是把教务从”凭责任心”变成”凭流程”：每项工作有职责、有节点、有表格、有签字。

但换个角度看，教务大量的时间耗在了对名册、核课时、统计续班名单、汇总报表这些事上——这些恰恰是最该交给系统干的活。这正是学邦教务教学管理系统（BOSS校长）的价值：排课自动检测冲突、学员名册实时更新、续费到期自动提醒、上百种报表一键生成，让教务的精力回到服务和续班这些真正创造价值的动作上。

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